Druckdatenerzeugung aus Microsoft Word 2010
Diese Anleitung garantiert Ihnen nicht die richtige Erstellung Ihrer Druckdaten. Vielmehr soll sie als Hilfestellung dienen. Wenn Sie mit der Erzeugung von Druckdaten nicht vertraut sind und dieser Anleitung folgen, empfehlen wir Ihnen einen kostenpflichtigen Datencheck als Zusatzoption zu Ihrem Auftrag zu bestellen.
Office-Programme sind grundsätzlich nicht für die Erzeugung professioneller Druckdaten geeignet. Da jedoch viele unserer Kunden diese Programme in der täglichen Büroarbeit verwenden, werden diese Werkzeuge auch häufig für die Gestaltung kleinerer Druckprodukte verwendet.
Da hierbei häufig Fragen auftauchen, wollen wir Ihnen für solche Arbeiten einen kleinen Leitfaden für die Erzeugung druckfähiger Daten aus Office-Programmen an die Hand geben. Dargestellt in Microsoft Word 2010 am Beispiel eines üblichen DIN-lang-Flyers, wie Sie ihn in unserem Onlineshop bestellen können.
Dokument anlegen
Nachdem Sie ein neues Dokument angelegt haben, legen Sie über den Button „Größe“ – den Sie unter dem Menüpunkt „Seitenlayout“ finden – zunächst die Seitengeometrie fest.
Das Endformat des DIN-lang-Flyers können Sie der entsprechenden Produktseite unter „Details“ entnehmen, es beträgt 10,5 cm x 21,0 cm.
Gleichzeitig finden Sie hier auch den Hinweis auf das Datenformat inklusive 2 mm umlaufenden Beschnitts. Diese Beschnittzugabe benötigen wir als Spielraum für das Schneiden Ihrer Produkte. Das letztendliche Datenformat beträgt also 10,9 cm x 21,4 cm. Diese Maße tragen Sie als Papierformat in die entsprechenden Felder ein.
Unter dem Karteireiter „Seitenränder“ finden Sie die Einstellungen für die Seitenränder. Schriften und wichtige Informationen wie Logos, Adressen o.ä., die nicht angeschnitten werden dürfen, sollten weit genug vom Endformatrand (10,5 cm x 21,0 cm) entfernt sein. Wir empfehlen 4 mm Randabstand zum Endformat an jeder Seite. (Achtung, bei Werbesystemen und Broschüren gibt es eine andere Empfehlung. Sehen Sie hierzu bitte unter Details des jeweiligen Produktes nach.) Hinzu kommen 2 mm Beschnittzugabe je Seite, die natürlich ebenfalls keine wichtigen Informationen enthalten dürfen da sie nach dem Schneiden ja weg fallen. Somit ergibt sich ein Abstand zum Dokumentformatrand (10,9 cm x 21,4 cm) von 6 mm. Es empfiehlt sich, dieses Maß als Seitenrand zu definieren. So können Sie den nun noch verfügbaren Platz bedenkenlos ausnutzen.
Elemente wie Bilder oder Hintergründe die bis zur Endformatkante reichen sollen, wie zum Beispiel der unten gezeigte Logobalken, müssen 2 mm über diese Kante hinaus, also bis an die Datenformatkante reichen.
Texte und Bilder platzieren
Nun können Sie mit der eigentlichen Gestaltung Ihres Dokuments beginnen.
Für die Bilddaten empfehlen wir unseren Kunden grundsätzlich den Farbmodus CMYK (Zyan, Magenta, Gelb, Schwarz), da dies auch die späteren Druckfarben sind. Da Office-Programme aber in erster Linie für die Dokumentdarstellung am Monitor konzipiert sind, ist dieser Farbmodus dort nicht verfügbar. Sämtliche Daten (auch Bilddaten die bereits in CMYK vorliegen), werden von Word in den Farbmodus RGB (Rot, Grün, Blau) konvertiert. Für den Druck Ihrer Produkte sind wir aber zwingend auf den CMYK-Farbraum angewiesen und müssen Ihre Daten daher umwandeln. Da der RGB-Farbraum wesentlich größer als der CMYK-Farbraum ist (er beinhaltet ganz einfach mehr mögliche Farben), kann es hierbei zu Farbverschiebungen kommen. Hiervon sind insbesondere hochgesättigte, leuchtende, also umgangssprachlich sehr knallige, bunte Farben betroffen. Sie werden daher in einem Office-Programm keine farbverbindliche Darstellung Ihrer Druckdaten erhalten, da die letztendliche Konvertierung erst bei uns im Haus geschieht. Möglicherweise erscheinen die gedruckten Farben daher etwas dunkler und flauer.
Weiterhin sollten Ihre Bilder eine Auflösung von mindestens 300 dpi (Punkte pro Zoll) bei Originalgröße aufweisen und in den Dateiformaten *.tif oder *.jpg vorliegen. Sollten Sie kein Bildbearbeitungsprogramm verfügbar haben, können Sie die Auflösung im Windows-Explorer kontrollieren, wenn Sie einen Rechtsklick auf die Datei ausführen, dort „Eigenschaften“ auswählen und unter dem Punkt „Dateiinfo“ den Button „Erweitert“ anklicken.
Sollten Sie für die Positionierung Ihrer Gestaltungselemente eine Hilfe benötigen, haben Sie die Möglichkeit, sich in der Kategorie „Ansicht“ Lineale und/oder Gitternetzlinien einblenden zu lassen.
Ausgabe als PDF
Bevor Sie Ihr fertig gestaltetes Dokument als PDF sichern, sollten Sie noch folgende Einstellung vornehmen. Unter dem Programmreiter "Datei" finden Sie den Punkt „Optionen“.
Stellen Sie bitte sicher, dass in der Kategorie „Speichern“ die Checkbox „Schriftarten in der Datei einbetten“ aktiviert und die beiden Unterpunkte deaktiviert sind. Ohne diese Einstellung werden uns die von Ihnen verwendeten Schriften im PDF nicht übermittelt und wir können Ihr Dokument nicht korrekt verarbeiten. Diese Einstellung können Sie natürlich auch vor der Erstellung Ihres Dokuments vornehmen und angeben, dass sie für „Alle neuen Dokumente“ gelten soll. Wenn Sie regelmäßig Druckdaten mit Word erstellen ist dies natürlich empfehlenswert.
Anschließend können Sie Ihr Dokument nun als PDF sichern. Den entsprechenden Dialog erreichen Sie wiederum über den Menüpunkt "Datei" mit einem Klick auf „Speichern unter“.
Sie erhalten anschließend das unten abgebildetes Fenster. Als „Dateityp“ wählen Sie bitte PDF und klicken anschließend auf „Optionen“.
Sollte dieses Dateiformat bei Ihnen nicht verfügbar sein, können Sie sich von der Microsoft-Webseite das entsprechende, kostenlose „Add-In“ herunterladen: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=de
Das erscheinende Fenster konfigurieren Sie bitte wie folgend abgebildet und bestätigen anschließend mit „OK“.
Sie gelangen nun zurück zur vorherigen Ansicht. Wenn Sie nun auf „Speichern“ klicken, wird Ihr PDF erstellt.
Es empfiehlt sich, das gesicherte PDF anschließend noch einmal visuell zu kontrollieren. Hierfür verwenden Sie am besten den Adobe Reader, den Sie kostenfrei unter http://get.adobe.com/de/reader/ herunterladen können.
Beachten Sie bitte, dass Sie ein PDF nicht in Microsoft Word öffnen und bearbeiten können. Es dient einzig dazu, uns Ihre Druckdaten zukommen zu lassen. Sie sollten daher in regelmäßigen Abständen, während und am Ende der Gestaltung, Ihr Dokument im Word-Dateiformat *.doc sichern. Dies können Sie unter dem Menüpunkt "Datei" über "Speichern" bzw. "Speichern unter" erledigen. Diese Datei können Sie immer wieder öffnen und bearbeiten.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Erstellung Ihrer Drucksache und sichern Ihnen schon jetzt höchste Qualität bei der Ausführung Ihrer ONLINEPRINTERS-Bestellung zu.
Ihr ONLINEPRINTERS-Team
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